Management d’équipe : “performez” grâce aux rituels agiles

Après avoir été confiné 13 jours dans une tente, Christian Clot, spécialiste des mécanismes humains d’adaptation nous conseille de “créer des moments auxquels on peut se raccrocher, des rituels” pour mieux vivre le confinement.

Des rituels mais lesquels? Se lever à heure fixe, se doucher, faire du sport… ce sont des rituels de la vie quotidienne. Qu’en est-il des rituels de la vie professionnelle ?

Je suis convaincue que la performance d’une équipe pendant le confinement résidera dans sa capacité à maintenir le lien.

Dans mes articles précédents, j’attirais votre attention sur les risques d’isolement et vous donnais quelques idées pour éviter la perte de lien entre collègues : des apéros virtuels ou un temps d’écoute “trampoline”. Ces idées sont un bon début mais certains n’ont pas le temps ni l’énergie pour en faire des rituels dans la durée.

Dans cet article je propose de nous inspirer des méthodes agiles dont les rituels sont très efficaces. Leur force repose sur trois piliers : la solidarité, la responsabilisation des membres d’une équipe et la communication.

L’agilité permet de s’adapter à environnement turbulent

Jim Highsmith, signataire du Manifeste agile, définissait l’agilité de la manière suivante :

l’agilité est la capacité à favoriser le changement et à y répondre en vue de s’adapter au mieux à un environnement turbulent

Initialement créées pour le développement informatique, certains principes des méthodes agiles peuvent s’adapter aux équipes de toutes fonctions de l’entreprise :

  • L’état d’esprit agile est collectif et orienté solution. Les membres de l’équipe ont le droit à l’erreur et ont le droit de rencontrer des difficultés.
  • L’équipe toute entière est responsable de l’objectif fixé. L’équipe est autonome dans la réalisation et dans les prises de décisions. Pour fonctionner de manière agile, l’équipe doit être resserrée. Elle est composée idéalement de 4 à 7 membres.
  • Le temps agile est découpé par cycle d’une durée fixe de 2 ou 3 semaines . Chaque cycle est ponctué par quatre rituels durant lesquels l’équipe se réunit. Ces rituels permettent à l’équipe d’être efficace et de s’améliorer en continu.

Avant d’aller plus loin dans la description des rituels je précise que l’objectif de cet article n’est pas de transformer votre équipe en équipe agile du jour au lendemain. Je vous présente ici les principes clés qui me semblent simples à mettre en place.

Piochez 1, 2 ou 3 rituels, selon votre situation

Rituel #1 : la planification pour engager et responsabiliser l’équipe sur ses réalisations

L’objectif de la planification est de définir collectivement les réalisations du cycle à venir.

Dans les métiers où l’activité n’est pas aussi précise que le développement informatique, il est possible de définir uniquement les grands jalons qui devront être impérativement réalisés.

Les objectifs fixés peuvent être ambitieux mais doivent être réalistes et atteignables. Dans cette période de crise, les objectifs seront sûrement adaptés.

Rituel #2 : le daily meeting pour fluidifier la communication et lever rapidement les difficultés

L’objectif du daily meeting est de s’assurer que l’équipe avance sur les objectifs fixés lors de la planification. C’est également le moment de discuter des obstacles rencontrés pour les lever sans attendre.

Cette réunion a lieu tous les jours pendant 15 minutes. A tour de rôle, chaque participant répond à ces 3 questions :

  • Qu’ai-je fait hier pour permettre à l’équipe d’atteindre les objectif du cycle?
  • Que vais-je faire aujourd’hui pour permettre à l’équipe d’atteindre les objectifs du cycle?
  • Est-ce que je rencontre des obstacles qui m’empêche d’atteindre les objectifs du cycle?

Si un obstacle est identifié, soit il est résolu rapidement en séance soit il est traité en dehors de la réunion avec les personnes compétentes.

La difficulté à occuper les enfants ou le manque d’entrain sont des obstacles légitimes, encore plus en cette période. La force de ce rituel est justement de permettre d’identifier le problème et la solution très rapidement.

Rituel #3 : la revue du cycle pour donner de la visibilité et recueillir des feedbacks

L’objectif de la revue de cycle est de s’ouvrir et de recueillir le feedback des parties prenantes : clients internes ou externes, fournisseurs internes ou externes. Cette étape est réalisée par un ou deux représentants de l’équipe, généralement le manager. Elle permet d’identifier ce qui a bien et moins bien fonctionné et là encore de réagir très rapidement.

Lors des échanges avec les parties prenantes, il est possible d’évoquer les attentes du prochain cycle.

Rituel #4 : la rétrospective pour capitaliser sur les réussites collectives

L’objectif de la rétrospective est de faire le bilan du cycle : ce qui a été fait et la manière dont ça s’est passé.

Lors de cette réunion, l’équipe tire les leçons du cycle écoulé pour les mettre au profit du cycle suivant, à travers l’élaboration d’un plan d’actions et de responsables d’actions.

L’équipe peut par exemple constater un manque de communication. Elle peut alors décider en rétrospective de tester un nouveau mode de communication pour le cycle suivant. Lors de la rétrospective suivante, l’équipe fera le bilan de cette expérimentation pour décider de conserver, d’abandonner ou de renforcer cette mesure.

Tenir une rétrospective dès demain pour mieux poursuivre le confinement

S’il y a une réunion à tenir pour bien démarrer ce deuxième mois de confinement c’est la rétrospective. Ce moment permettra à votre équipe de s’exprimer sur la manière dont elle a vécu cette période et d’améliorer son fonctionnement pour les prochaines semaines.

Animer une rétrospective à distance

La rétrospective s’organise en 5 temps et est animée par un membre de l’équipe. Il aura préparé la logistique et sera gardien du déroulement de chaque séquence. L’animateur n’est pas forcément le manager. L’animateur peut changer à chaque rétrospective.

Cet exemple de déroulé peut se tenir avec un outil de visioconférence et l’accès à un tableau blanc virtuel de type mural.

#1 Créer un moment propice à l’échange, détendre l’atmosphère

Dans cette première partie, les participants collent un post-it de façon anonyme sur un tableau blanc virtuel sur lequel est écrit une anecdote personnelle (un fun fact) : ça peut être une anecdote générale ou une anecdote ciblée pendant la période de confinement.

L’équipe tente ensuite de deviner qui est l’auteur de chaque anecdote.

#2 Collecter des informations sur le cycle passé

Une fois détendus, les membres de l’équipe réfléchissent à la manière dont ils ont vécu ces dernières semaines. Je vous conseille d’utiliser la méthode des 4L : Liked/Learned/Lacked/Longed for

Individuellement chaque participant note ses idées selon les 4L :

  • Liked : ce que j’ai aimé pendant le cycle
  • Learned : ce que j’ai appris (une nouvelle techno, un nouveau process)
  • Lacked : ce qui m’a manqué pendant le cycle, ce qui m’a bloqué, ce qui aurait pu mieux se passer
  • Longed for : ce que je souhaiterais pour le futur, ce que j’aimerais améliorer

Chacun développe ensuite à l’oral ses réponses. L’animateur les prend en note et les classe par thème.

#3 Identifier des pistes d’amélioration

La troisième étape consiste à identifier les pistes d’amélioration prioritaires. S’il y a de nombreux irritants, il est nécessaire de traiter ceux qui impactent le plus l’équipe.

Chaque participant dispose alors de 5 votes qu’il peut répartir librement sur l’ensemble des éléments remontés à l’étape précédente.

#4 Synthétiser les actions retenues à appliquer dans le cycle suivant

Une fois tous les votes effectués, les idées les plus votées sont discutées. Chacun propose des solutions et l’équipe s’accorde sur les actions retenues et y associe un responsable.

#5 Conclure la rétrospective

Pour terminer la réunion, les participants décrivent leur état d’esprit suite à cette rétrospective en postant un gif ou une image sur le canal de communication.

C’est l’occasion de s’assurer que les participant ont apprécié la rétrospective. S’il y a des améliorations à apporter pour la prochaine fois ou s’il reste des incompréhensions, c’est également le moment de les aborder.

L’agilité n’est pas un concept qui se décrète du jour au lendemain. C’est un état d’esprit qu’une équipe décide d’adopter au service de sa performance : ouverture, transparence, engagement, responsabilité. En mettant en place certains rituels, elle s’améliore au fur et à mesure.

Par ailleurs, comme l’équipe fonctionne de manière solidaire et autonome, le manager n’est plus l’unique responsable de la performance et du fonctionnement de son équipe.

Je vous invite à tester au moins 1 rituel et à observer l’effet positif que ça peut avoir sur votre équipe. Le daily meeting ou la rétrospective sont surement les deux rituels les plus simples à mettre en place.

Osez, testez et performez 😉

Pour aller plus loin :